ClickUp : une stratégie FinOps proactive pour Snowflake, avant que les coûts n'explosent

SELECT a apporté la visibilité complète sur les coûts que la solution maison de ClickUp cherchait à atteindre, avec une mise en place simple et rapide. Les insights automatisés de la plateforme ont éliminé le travail manuel d'analyse des coûts tout en permettant un suivi granulaire jusqu'au niveau de chaque modèle dbt. Les digests hebdomadaires dans Slack ont instauré une approche du macro au micro pour une gestion des coûts efficace et continue.

ClickUp s'appuie sur une stack data moderne, avec Snowflake comme source de vérité de référence pour toute l'entreprise. La plateforme sert des centaines d'utilisateurs — data engineers, analystes et équipes métier — qui peuvent exécuter des requêtes directement après avoir suivi la formation SQL interne de ClickUp. Au-delà de l'accès direct aux requêtes, Snowflake alimente tout l'écosystème opérationnel de ClickUp. Census assure le reverse ETL pour pousser les données de Snowflake vers les campagnes marketing, les workflows RevOps et les opérations commerciales, dans des outils comme Salesforce, Pocus et diverses plateformes ESP. Avec cette approche warehouse-first, chaque changement effectué dans Snowflake se propage à l'ensemble de l'infrastructure opérationnelle de ClickUp, ce qui rend la gestion et l'optimisation des coûts essentielles tant pour la stabilité de la plateforme data que pour les opérations métier.

Avant SELECT, ClickUp avait développé un monitoring de coûts interne à partir de packages dbt open source. À l'aide de ces métadonnées, l'équipe avait créé des dashboards de suivi des coûts personnalisés dans Tableau, puis dans Hex. Si cette solution maison offrait une visibilité de base, elle devenait de plus en plus difficile à maintenir à mesure que l'utilisation de Snowflake par ClickUp augmentait. L'équipe a compris qu'il lui fallait une approche plus pérenne, qui n'exigerait pas d'investissement d'ingénierie permanent.

L'adoption de SELECT par ClickUp est née d'une philosophie proactive de gestion des coûts, et non d'un problème de coûts à résoudre dans l'urgence. Michael a compris l'importance de mettre en place une infrastructure de suivi des coûts solide avant l'apparition des premiers dérapages. Cette démarche d'anticipation visait à éviter le scénario classique où la finance exige soudainement des coupes budgétaires sur une infrastructure critique dont les équipes ne peuvent pas se passer.

SELECT a transformé l'approche de gestion des coûts de ClickUp grâce à des digests hebdomadaires automatisés dans Slack, qui donnent une vue d'ensemble des tendances de coûts avec la possibilité d'approfondir au besoin. Cette approche systématique évite de perdre du temps en micro-optimisations tout en garantissant qu'aucune hausse de coûts significative ne passe inaperçue. Lorsqu'une alerte signale une augmentation, l'équipe peut rapidement déterminer si elle provient d'un besoin d'optimisation des warehouses, du comportement des utilisateurs ou d'inefficacités dans les modèles dbt.

La visibilité offerte par SELECT a immédiatement mis en lumière plusieurs opportunités d'optimisation des coûts que la solution maison de ClickUp avait manquées. Découverte majeure : des configurations Census où les équipes marketing avaient mis en place des live syncs pour leurs audiences, alors que ClickUp traite ses données en batch. L'équipe a également repéré des utilisateurs oubliant de revenir à un warehouse plus petit après des analyses ponctuelles, ainsi que des opportunités de consolidation de warehouses entre outils aux usages similaires. D'autres optimisations ont suivi : passage en incrémental des modèles dbt coûteux et bascule de tables permanentes vers des tables transient lorsque c'était pertinent.

Le changement culturel le plus marquant est sans doute l'intégration de la dimension coûts dans chaque projet et chaque décision data. La visibilité apportée par SELECT a créé une culture où chacun réfléchit de manière proactive à l'impact de ses actions sur les coûts et se sent responsable de son utilisation de Snowflake. Alors que ClickUp prépare des évolutions majeures de son infrastructure — ingestion de données en temps réel, adoption d'Iceberg et croissance des équipes — SELECT servira de socle pour maîtriser la hausse des coûts au rythme de la croissance de l'entreprise.