ClickUp setzte auf proaktives FinOps für Snowflake – bevor die Kosten explodierten

SELECT lieferte die umfassende Kostentransparenz, die ClickUp mit seiner Eigenlösung erreichen wollte – bei schnellem und unkompliziertem Setup. Die automatisierten Insights der Plattform machten die manuelle Kleinarbeit der Kostenanalyse überflüssig und ermöglichten zugleich granulares Monitoring bis hinunter zu einzelnen dbt-Modellen. Wöchentliche Slack-Digests etablierten einen Ansatz vom Großen ins Detail für ein effizientes, kontinuierliches Kostenmanagement.

ClickUp betreibt einen modernen Data Stack, in dem Snowflake unternehmensweit als maßgebliche Source of Truth dient. Die Plattform unterstützt Hunderte von Nutzern – darunter Data Engineers, Analysten und Fachbereiche, die nach Abschluss von ClickUps intern entwickeltem SQL-Training direkte Abfragen ausführen können. Über den direkten Abfragezugriff hinaus treibt Snowflake das gesamte operative Ökosystem von ClickUp an: Census ermöglicht Reverse ETL, um Daten aus Snowflake in Marketingkampagnen, RevOps-Workflows und Sales-Prozesse zu überführen – über Tools wie Salesforce, Pocus und verschiedene ESP-Plattformen. Dieser Warehouse-first-Ansatz bedeutet, dass sich Änderungen in Snowflake durch ClickUps gesamte operative Infrastruktur ziehen. Kostenmanagement und Optimierung sind damit entscheidend – sowohl für die Stabilität der Datenplattform als auch für den Geschäftsbetrieb.

Vor SELECT hatte ClickUp ein internes Kostenmonitoring auf Basis von Open-Source-dbt-Monitoring-Paketen aufgebaut. Mit diesen Metadaten erstellte das Team eigene Kosten-Dashboards – zunächst in Tableau, später in Hex. Die Eigenlösung bot zwar grundlegende Transparenz, wurde mit der wachsenden Snowflake-Nutzung aber immer schwieriger zu pflegen. Dem Team war klar: Es brauchte einen nachhaltigeren Ansatz, der ohne fortlaufende Engineering-Investitionen auskommt.

Die Einführung von SELECT bei ClickUp war von einer proaktiven Kostenmanagement-Philosophie getrieben – nicht von akuten Kostenproblemen. Michael erkannte, wie wichtig es ist, eine solide Infrastruktur für das Kostenmonitoring aufzubauen, bevor Probleme entstehen. Dieser vorausschauende Ansatz sollte das bekannte Szenario verhindern, in dem die Finanzabteilung plötzlich Einsparungen bei kritischer Infrastruktur fordert, auf die Teams nicht verzichten können.

SELECT hat ClickUps Herangehensweise an das Kostenmanagement grundlegend verändert: Automatisierte wöchentliche Slack-Digests zeigen die Kostenentwicklung auf hoher Ebene – mit der Möglichkeit, bei Bedarf in die Tiefe zu gehen. Dieser systematische Ansatz verhindert, dass Zeit mit Mikro-Optimierungen verschwendet wird, und stellt zugleich sicher, dass kein signifikanter Kostenanstieg unbemerkt bleibt. Wenn Alerts auf Kostenwachstum hinweisen, kann das Team schnell feststellen, ob die Ursache im Warehouse-Setup, im Nutzerverhalten oder in ineffizienten dbt-Modellen liegt.

Die Transparenz von SELECT brachte sofort mehrere Einsparpotenziale ans Licht, die ClickUps Eigenlösung übersehen hatte. Eine zentrale Entdeckung betraf Census-Konfigurationen: Marketing-Teams hatten Live-Syncs für Zielgruppen eingerichtet, obwohl ClickUp Daten im Batch verarbeitet. Außerdem identifizierte das Team Nutzer, die nach Ad-hoc-Analysen vergessen hatten, von größeren Warehouses zurückzuwechseln, sowie Möglichkeiten zur Warehouse-Konsolidierung bei Tools mit ähnlichen Nutzungsmustern. Weitere Optimierungen umfassten die Inkrementalisierung teurer dbt-Modelle und den Wechsel von permanenten zu transienten Tabellentypen in geeigneten Anwendungsfällen.

Die vielleicht wichtigste kulturelle Veränderung: Kostenüberlegungen sind heute fester Bestandteil jedes Datenprojekts und jeder Entscheidung. Die Transparenz von SELECT hat eine Kultur geschaffen, in der Teammitglieder proaktiv darüber nachdenken, wie sich ihr Handeln auf die Kosten auswirkt – und Verantwortung für ihre Snowflake-Nutzung übernehmen. Während sich ClickUp auf große Infrastruktur-Veränderungen vorbereitet, darunter Datenaufnahme in Echtzeit, die Einführung von Iceberg und Teamwachstum, bildet SELECT das Fundament, um Kostenwachstum im Einklang mit dem Unternehmenswachstum zu steuern.