ClickUp ha adottato una strategia FinOps proattiva per Snowflake prima che i costi esplodessero

SELECT ha offerto la visibilità completa sui costi che la soluzione interna di ClickUp puntava a raggiungere, con una configurazione rapida e semplice. Gli insight automatizzati della piattaforma hanno eliminato il lavoro manuale di analisi dei costi, consentendo al contempo un monitoraggio granulare fino ai singoli modelli dbt. I riepiloghi settimanali su Slack hanno introdotto un approccio dal macro al micro per una gestione dei costi efficiente e continuativa.

ClickUp gestisce un data stack moderno in cui Snowflake funge da source of truth definitiva per tutta l'azienda. La piattaforma supporta centinaia di utenti, tra data engineer, analisti e stakeholder di business, che possono eseguire query dirette dopo aver completato il corso interno di SQL di ClickUp. Oltre all'accesso diretto alle query, Snowflake alimenta l'intero ecosistema operativo di ClickUp. Census abilita il reverse ETL per trasferire i dati da Snowflake a supporto di campagne marketing, flussi RevOps e operazioni di vendita su strumenti come Salesforce, Pocus e diverse piattaforme ESP. Con questo approccio warehouse-first, le modifiche apportate in Snowflake si propagano a tutta l'infrastruttura operativa di ClickUp, rendendo la gestione e l'ottimizzazione dei costi cruciali sia per la stabilità della piattaforma dati sia per le operazioni di business.

Prima di SELECT, ClickUp aveva costruito un monitoraggio interno dei costi utilizzando pacchetti dbt open-source. Sulla base di questi metadati, il team aveva creato dashboard personalizzate di monitoraggio dei costi prima in Tableau e poi in Hex. La soluzione interna offriva una visibilità di base, ma è diventata sempre più difficile da mantenere con la crescita dell'utilizzo di Snowflake. Il team ha capito di aver bisogno di un approccio più sostenibile, che non richiedesse un investimento continuativo di engineering.

L'adozione di SELECT da parte di ClickUp è nata da una filosofia proattiva di gestione dei costi, non dalla necessità di rimediare a problemi di costi già emersi. Michael ha riconosciuto l'importanza di dotarsi di un'infrastruttura adeguata di monitoraggio dei costi prima che emergessero criticità. Questo approccio lungimirante mirava a prevenire lo scenario, purtroppo frequente, in cui il reparto finance chiede improvvisamente tagli ai costi su infrastrutture critiche che i team non possono permettersi di eliminare.

SELECT ha trasformato l'approccio di ClickUp alla gestione dei costi grazie a riepiloghi settimanali automatizzati su Slack, che forniscono una panoramica dell'andamento dei costi con la possibilità di approfondire quando necessario. Questo approccio sistematico evita di perdere tempo in micro-ottimizzazioni, garantendo al contempo che nessun aumento significativo dei costi passi inosservato. Quando gli avvisi segnalano una crescita dei costi, il team può identificare rapidamente se il problema deriva da esigenze di ottimizzazione dei warehouse, dal comportamento degli utenti o da inefficienze nei modelli dbt.

La visibilità offerta da SELECT ha fatto emergere immediatamente diverse opportunità di ottimizzazione dei costi che erano sfuggite alla soluzione interna di ClickUp. Una scoperta importante ha riguardato le configurazioni di Census: i team marketing avevano impostato sincronizzazioni live per le audience nonostante l'elaborazione dati di ClickUp fosse in batch. Il team ha inoltre individuato utenti che dimenticavano di tornare a warehouse più piccoli dopo analisi ad hoc e opportunità di consolidamento dei warehouse tra strumenti con pattern di utilizzo simili. Tra le ulteriori ottimizzazioni, la conversione dei modelli dbt più costosi in modelli incrementali e il passaggio delle tabelle dal tipo permanent al tipo transient nei casi d'uso appropriati.

Il cambiamento culturale forse più significativo è stato l'integrazione delle considerazioni sui costi in ogni progetto e decisione in ambito dati. La visibilità di SELECT ha creato una cultura in cui i membri del team riflettono in modo proattivo sull'impatto delle proprie azioni sui costi e si sentono responsabili del proprio utilizzo di Snowflake. Mentre ClickUp si prepara a importanti evoluzioni infrastrutturali, tra cui l'ingestion dei dati in tempo reale, l'adozione di Iceberg e l'espansione del team, SELECT sarà la base per gestire la crescita dei costi di pari passo con la crescita del business.