ClickUp adoptó una estrategia FinOps proactiva para Snowflake antes de que los costos se dispararan

SELECT brindó la visibilidad integral de costos que la solución interna de ClickUp buscaba lograr, con una configuración rápida y sencilla. Los insights automatizados de la plataforma eliminaron el trabajo manual del análisis de costos y permitieron monitorear hasta cada modelo de dbt de forma individual. Los resúmenes semanales en Slack crearon un enfoque de lo macro a lo micro para una gestión de costos continua y eficiente.

ClickUp opera un stack de datos moderno con Snowflake como la fuente definitiva de verdad en toda la compañía. La plataforma atiende a cientos de usuarios, incluidos data engineers, analistas y stakeholders de negocio, que pueden ejecutar consultas directas tras completar el curso interno de SQL de ClickUp. Más allá del acceso directo a consultas, Snowflake potencia todo el ecosistema operativo de ClickUp. Census permite hacer reverse ETL para enviar datos desde Snowflake y alimentar campañas de marketing, flujos de RevOps y operaciones de ventas en herramientas como Salesforce, Pocus y diversas plataformas ESP. Este enfoque warehouse-first implica que los cambios hechos en Snowflake se propagan por toda la infraestructura operativa de ClickUp, lo que hace que la gestión y la optimización de costos sean críticas tanto para la estabilidad de la plataforma de datos como para las operaciones del negocio.

Antes de SELECT, ClickUp construyó un monitoreo de costos interno con paquetes open-source de monitoreo para dbt. Con esa metadata, el equipo creó dashboards de costos personalizados en Tableau y, más adelante, en Hex. Si bien la solución propia ofrecía visibilidad básica, mantenerla se volvió cada vez más difícil a medida que escalaba el uso de Snowflake en ClickUp. El equipo reconoció que necesitaba un enfoque más sostenible que no exigiera una inversión continua de ingeniería.

La adopción de SELECT en ClickUp respondió a una filosofía de gestión proactiva de costos, no a problemas reactivos. Michael reconoció la importancia de establecer una infraestructura adecuada de monitoreo de costos antes de que surgieran los problemas. Este enfoque con visión de futuro buscaba evitar el escenario típico en el que finanzas exige de pronto recortes en una infraestructura crítica que los equipos no pueden eliminar.

SELECT transformó el enfoque de gestión de costos de ClickUp con resúmenes semanales automatizados en Slack que muestran la tendencia de costos a alto nivel, con la posibilidad de profundizar cuando hace falta. Este enfoque sistemático evita perder tiempo en microoptimizaciones y garantiza que ningún aumento significativo de costos pase inadvertido. Cuando las alertas indican un crecimiento del gasto, el equipo puede identificar rápidamente si el problema proviene de necesidades de optimización del warehouse, del comportamiento de los usuarios o de ineficiencias en los modelos de dbt.

La visibilidad de SELECT reveló de inmediato varias oportunidades de optimización de costos que la solución interna de ClickUp había pasado por alto. Un hallazgo importante involucró configuraciones de Census en las que los equipos de marketing habían creado syncs en vivo para audiencias, a pesar de que ClickUp procesa sus datos por lotes. El equipo también detectó usuarios que olvidaban volver a warehouses más pequeños después de trabajos de análisis ad hoc, así como oportunidades de consolidación de warehouses entre herramientas con patrones de uso similares. Otras optimizaciones incluyeron convertir en incrementales los modelos de dbt costosos y cambiar el tipo de tabla de permanente a transitoria en los casos de uso apropiados.

Quizá el cambio cultural más significativo fue integrar las consideraciones de costos en cada proyecto y decisión de datos. La visibilidad de SELECT creó una cultura en la que los miembros del equipo piensan de forma proactiva en cómo sus acciones impactan los costos y se sienten responsables de su uso de Snowflake. A medida que ClickUp se prepara para grandes cambios de infraestructura, como la ingesta de datos en tiempo real, la adopción de Iceberg y la expansión del equipo, SELECT será la base para gestionar el crecimiento de los costos a la par del crecimiento del negocio.