A ClickUp adotou uma estratégia proativa de FinOps para o Snowflake antes que os custos disparassem

O SELECT entregou a visibilidade completa de custos que a solução interna da ClickUp buscava alcançar, com uma configuração rápida e descomplicada. Os insights automatizados da plataforma eliminaram o trabalho manual de análise de custos e permitiram um monitoramento granular até o nível de cada modelo dbt. Os resumos semanais no Slack criaram uma abordagem do macro ao micro para uma gestão de custos eficiente e contínua.

A ClickUp opera uma stack de dados moderna, com o Snowflake servindo como a fonte definitiva da verdade em toda a empresa. A plataforma atende centenas de usuários, incluindo engenheiros de dados, analistas e stakeholders de negócio, que podem executar queries diretamente após concluir o curso interno de SQL da ClickUp. Além do acesso direto a queries, o Snowflake alimenta todo o ecossistema operacional da ClickUp. O Census faz o reverse ETL para enviar dados do Snowflake e abastecer campanhas de marketing, fluxos de RevOps e operações de vendas em ferramentas como Salesforce, Pocus e diversas plataformas de ESP. Essa abordagem warehouse-first significa que mudanças feitas no Snowflake se propagam por toda a infraestrutura operacional da ClickUp, tornando a gestão e a otimização de custos essenciais tanto para a estabilidade da plataforma de dados quanto para as operações do negócio.

Antes do SELECT, a ClickUp construiu um monitoramento de custos interno usando pacotes de monitoramento dbt open source. Com esses metadados, a equipe criou dashboards personalizados de monitoramento de custos no Tableau e, depois, no Hex. Embora a solução interna oferecesse uma visibilidade básica, ela ficou cada vez mais difícil de manter conforme o uso do Snowflake pela ClickUp crescia. A equipe percebeu que precisava de uma abordagem mais sustentável, que não exigisse investimento contínuo de engenharia.

A adoção do SELECT pela ClickUp foi motivada por uma filosofia proativa de gestão de custos, e não por problemas reativos. Michael reconheceu a importância de estabelecer uma infraestrutura adequada de monitoramento de custos antes que os problemas surgissem. Essa visão de futuro buscava evitar o cenário comum em que o financeiro, de repente, exige cortes de custos em uma infraestrutura crítica que as equipes não podem se dar ao luxo de eliminar.

O SELECT transformou a abordagem de gestão de custos da ClickUp com resumos semanais automatizados no Slack, que mostram a tendência de custos em alto nível com a possibilidade de aprofundar a análise quando necessário. Essa abordagem sistemática evita perda de tempo com micro-otimizações e, ao mesmo tempo, garante que nenhum aumento significativo de custo passe despercebido. Quando os alertas indicam crescimento de custos, a equipe consegue identificar rapidamente se o problema vem de necessidades de otimização de warehouse, do comportamento dos usuários ou de ineficiências em modelos dbt.

A visibilidade do SELECT revelou imediatamente diversas oportunidades de otimização de custos que a solução interna da ClickUp não havia detectado. Uma das principais descobertas envolveu configurações do Census em que as equipes de marketing haviam criado live syncs para audiências, apesar de a ClickUp processar dados em batch. A equipe também identificou usuários que se esqueciam de voltar para warehouses menores após análises ad hoc, além de oportunidades de consolidação de warehouses entre ferramentas com padrões de uso semelhantes. Outras otimizações incluíram tornar incrementais modelos dbt caros e mudar o tipo de tabela de permanente para transient nos casos de uso apropriados.

Talvez a mudança cultural mais significativa tenha sido incorporar considerações de custo a todos os projetos e decisões de dados. A visibilidade do SELECT criou uma cultura em que os membros da equipe pensam proativamente em como suas ações impactam os custos e se sentem responsáveis pelo próprio uso do Snowflake. Enquanto a ClickUp se prepara para grandes mudanças de infraestrutura, incluindo ingestão de dados em tempo real, adoção do Iceberg e expansão da equipe, o SELECT servirá como base para gerenciar o crescimento dos custos junto com o crescimento do negócio.